oh, <div>and the self reflects, empties, and begins anew ...</div><div>happy weekend !<span></span><br><div><br><br>On Friday, August 2, 2013, lucia pavia Ticzon  wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
<div><br></div><span></span>keep going, sis ~ <div>spirit abides and the universe is spacious... <div>blessings ever more...to you and us all !!!</div><div><br></div><div><br>On Thursday, August 1, 2013, Sharon Joy Chao  wrote:<br>


<blockquote style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><font size="3" face="sans-serif">Just two weeks ago I had this interesting
experience of opening space for 1,100 (yes, the number swelled) under 4
hours. You probably remember the massive exchange in OSList on how to convene
under these conditions as we burned the line talking about the merit of
this assignment. The extent of our discussion was remarkable for it showed
the depth of wisdom and passion attached to the practice with ideas flying
from one side of the globe to the other. </font>
<br>
<div>
<br><font size="3" face="sans-serif">It started with an invitation to a two-day
symposium on performance management system in government service. And because
it’s a symposium there were 6 speakers lined up including a dozen others
for concurrent sessions. Day 1 had a couple of plenary and concurrent sessions.
Open Space was slated in the morning of Day 2 followed by a formal symposium
integration and closure in the afternoon. This was the first time HR people
in government are called together, and there was a good mix of people from
national agencies, government corporations, state universities and local
government units in attendance.</font>
<p><font size="3" face="sans-serif">The open space session focused on making
performance management system (PMS) in public service truly essential,
responsive and life giving. Sitting through Day 1 presentations and forums
made me realize that the audience have compelling stories to tell in addition
to having contending views on how to move PMS in their agency. This prompted
me to check my own motivation as I worked with government in the past and
I know that PMS has always been a thorny issue in the service. I need to
bring respect to everyone involved and there’s no sense adding my own
ideas and arrogance to the issue.</font>
</p><p><font size="3" face="sans-serif">Bits and pieces of the process I used
that somehow worked despite the number and the time configuration:</font>
</p><p><font size="3" face="Symbol">·        </font><font size="3" face="sans-serif">Space
was tight to include provision of an open space in the middle, but the
hotel staff did an incredible job of assembling 5 layers of chairs in concentric
circle. With this arrangement a thousand chairs almost reached the wall
but then again that’s fine as there was ample space for people to move
in the center. To facilitate movement an open aisle was provided from four
points of the room so what we actually had was an open circle.</font>
</p><p>
</p><p><font size="3" face="Symbol">·        </font><font size="3" face="sans-serif">Opening
was limited to an hour with 15-minute sponsorship and a walkthrough of
the theme and the OST process. The whole spiel gave me time to completely/slowly
walk the circle to establish some degree of proximity with the participants.
The rest of the hour was spent getting people to queue and publicly announce
their topics.</font>
</p><p>
</p><p><font size="3" face="Symbol">·        </font><font size="3" face="sans-serif">Convenors
used placards (illustration board stapled on three-foot bamboo stick) instead
of papers to publish their topics. There was no marketplace because the
market was mobile. It was messy, disorderly and fun when convenors started
to go around the room for membership, while the rest decide which topic
to join. The decision to use placards was brought about by hotel’s policy
not to stick anything on the wall, and this policy actually worked to everyone’s
advantage.</font>
</p><p>
</p><p><font size="3" face="Symbol">·        </font><font size="3" face="sans-serif">It
helped to talk about chaos openly and early on. There’s no way I can manage
a thousand in four hours; and the only other thing left was expect chaos,
accept it, and work it to my advantage. At the same time I remained calm
and secure despite the seeming disarray inside the room especially when
people start standing up and moving into groups. It’s essential to coach
the sponsor to expect it. The analogy I used to convince them was that
of a  wedding event, one can think things through and organize it
to death but then again things don’t usually turn out as planned. I also
told the participants to expect chaos, learn to live with the mess and
love it.</font>
</p><p>
</p><p><font size="3" face="Symbol">·        </font><font size="3" face="sans-serif">When
all the topics were declared (about a hundred), I realize it did not make
sense sticking to the original plan of having two one-hour session, despite
the color coded placards and instructions for groups to have two separate
time frames. With placards on hand, people immediately self organized.
Not even those sticky numbers posted (yes, this was the only concession
we got from the hotel) made sense at this point. Respecting that tendency,
I decided not to call for </font></p></div></blockquote></div></div></blockquote></div></div>