
<html><body style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; ">I completely agree with Jeff.<div>I have done similar events and if it is useful to the group, you can put both events' notes into a combined Book of Proceedings for distribution back out to the participants post-event.</div><div>Maximize the time people can spend creating their agenda, in their sessions, in their reflection...</div><div>Lisa</div><div><br><div apple-content-edited="true"> <span class="Apple-style-span" style="border-collapse: separate; color: rgb(0, 0, 0); font-family: 'Trebuchet MS'; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; line-height: normal; orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: 2; word-spacing: 0px; -webkit-border-horizontal-spacing: 0px; -webkit-border-vertical-spacing: 0px; -webkit-text-decorations-in-effect: none; -webkit-text-size-adjust: auto; -webkit-text-stroke-width: 0px; font-size: medium; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="border-collapse: separate; color: rgb(0, 0, 0); font-family: 'Trebuchet MS'; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; line-height: normal; orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: 2; word-spacing: 0px; -webkit-border-horizontal-spacing: 0px; -webkit-border-vertical-spacing: 0px; -webkit-text-decorations-in-effect: none; -webkit-text-size-adjust: auto; -webkit-text-stroke-width: 0px; font-size: medium; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="border-collapse: separate; color: rgb(0, 0, 0); font-family: 'Trebuchet MS'; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; line-height: normal; orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: 2; word-spacing: 0px; -webkit-border-horizontal-spacing: 0px; -webkit-border-vertical-spacing: 0px; -webkit-text-decorations-in-effect: none; -webkit-text-size-adjust: auto; -webkit-text-stroke-width: 0px; font-size: medium; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; widows: 2; -webkit-text-decorations-in-effect: none; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; widows: 2; -webkit-text-decorations-in-effect: none; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; widows: 2; -webkit-text-decorations-in-effect: none; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; widows: 2; -webkit-text-decorations-in-effect: none; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; widows: 2; -webkit-text-decorations-in-effect: none; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; widows: 2; -webkit-text-decorations-in-effect: none; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; widows: 2; -webkit-text-decorations-in-effect: none; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; widows: 2; -webkit-text-decorations-in-effect: none; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; widows: 2; -webkit-text-decorations-in-effect: none; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; widows: 2; -webkit-text-decorations-in-effect: none; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; widows: 2; -webkit-text-decorations-in-effect: none; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; widows: 2; -webkit-text-decorations-in-effect: none; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; widows: 2; -webkit-text-decorations-in-effect: none; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; widows: 2; -webkit-text-decorations-in-effect: none; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; widows: 2; -webkit-text-decorations-in-effect: none; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; widows: 2; -webkit-text-decorations-in-effect: none; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; widows: 2; -webkit-text-decorations-in-effect: none; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="orphans: 2; text-align: -webkit-auto; text-indent: 0px; widows: 2; -webkit-text-decorations-in-effect: none; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div style="border-collapse: separate; color: rgb(0, 0, 0); font-family: 'Trebuchet MS'; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; line-height: normal; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; -webkit-border-horizontal-spacing: 0px; -webkit-border-vertical-spacing: 0px; -webkit-text-size-adjust: auto; -webkit-text-stroke-width: 0px; font-size: medium; "><br></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></span></div></span></div></span></div></span></div></span></div></span></div></span></div></span></div></span></div></span></div></span></div></span></div></span></div></span></div></span></div></span></div></span></div></span></div></span></div></span></div></span><br class="Apple-interchange-newline"> </div><br><div><div>On Dec 21, 2012, at 6:33 PM, Jeff Aitken wrote:</div><br class="Apple-interchange-newline"><blockquote type="cite"><div>Hi Jen,<br><br>Thanks for putting this out to the list. I'm sure you will get lots of<br>warm appreciations and suggestions.<br><br>Let me dive right in, and I look forward to the ideas of others. I've<br>facilitated many short OST events of 2-4 hours, which are on the very<br>short end of the OST spectrum as you know.<br><br>I am going to suggest that the connections between the events take<br>place after the event and not during. My reasoning is that the event<br>is fairly short in duration, and it will be most useful to support the<br>people in the room to connect with one another in person, rather than<br>try to also include others offsite.<br><br>If I can offer ideas about the agenda design, it would be to use the<br>time available to maximize the open space opportunity, especially for<br>several hundred people.<br><br>Get right to work, lengthen the session times, and have a more<br>leisurely closing. For example you might start with a short welcome<br>and agenda creation at 12:30, have a 60 minute session start at 1:15<br>and another 60 minute session at 2:15 pm. Then at 3:15 you would have<br>45 minutes for closure. (Unless you are able to stretch the length of<br>the event even more...)<br><br>This would allow a big group of people a bit more time to move from<br>session to session and to gather again for closing. Especially in open<br>space, inviting a lot of people to move from place to place requires<br>some time, and can't be very precise. The appetizers could be<br>available for noshing during the opening and the sessions, hopefully<br>in the central space.<br><br>Another suggestion is to use the closing time for people to share<br>their experiences face to face, rather than reading session notes and<br>then having a short feedback period. Because you are inviting a "we"<br>culture into being, each opportunity for people to experience the "we"<br>that they are will help to plant and nurture that seed. The ideas that<br>are captured on flip charts can be transcribed and shared afterward<br>online among all participants, and you can design a way for<br>interaction and followup.<br><br>The actual design of the closing I suggest would involve people in<br>shared reflection hearing one another's voices, tho I won't offer more<br>specific ideas right now.<br><br>Thanks again for sharing and being on the list... looking forward to<br>the ongoing conversation about this work.<br><br>Jeff<br>San Francisco<br><br></div></blockquote></div><br></div></body></html>