<div dir="ltr">WOW! This sounds fabulous!<div>Congratulations and thank you for sharing.</div><div>Kind regards</div><div>Nici Richter</div></div><div class="gmail_extra"><br><br><div class="gmail_quote">On 19 November 2012 08:06, Koos de Heer <span dir="ltr"><<a href="mailto:koos@auryn.nl" target="_blank">koos@auryn.nl</a>></span> wrote:<br>
<blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
<div>
Wow Sandy, thanks for sharing! This is encouraging and very valuable. I
love your creativity and how you managed to bring so much Open Space into
that constricted space. Great job!<span class="HOEnZb"><font color="#888888"><br><br>
Koos</font></span><div><div class="h5"><br><br>
At 19:41 18-11-2012, Sandy Gee wrote:<br>
</div></div><blockquote type="cite"><div><div class="h5">Hello again lovely OS
community,<br>
I posted a question asking for advice on here a few months ago. It was
about organising a 3 hour OS slot in the afternoon of an Existential
Psychotherapy Conference in a non-ideal setting - A very formal and smart
space with an auditorium in fixed tiered rows.<br><br>
I benefitted hugely from all the input I got here as well as at Lisa's
workshop in London and at WOSONOS.<br><br>
It happened on Saturday and I'd like to report that it was a great
success!<br><br>
Though the organisers had been very nervous about it and the setting was
pretty challenging I was well prepared and had found ways to address all
the difficulties... <br><br>
For the OS introduction and marketplace I followed Harrison's idea of
making an approximate circle by putting 2 rows of chairs in an arc across
the front of the auditorium facing the tiered rows (the chairs just going
right across where there was a raised platform). It took a number of
devices to get them to co-operate with sitting there - a 'welcome to Open
Space' PP slide projected onto the screen, with the request to 'please
sit in the chairs across the front and the first 3 rows of the
auditorium'. I reinforced it with 'DO NOT SIT IN THIS ROW' signs on all
the upper rows (and string blocking off the rows on the other side). And
then when I saw that they were nervous and reluctant - strong personal
appeals to "please come forward and sit across the front - nothing
special or spotlighting will be asked of you, we're just trying to create
a sort-of circle". The reluctance was very understandable as they
had been in that space earlier with 3 big name speakers just presenting
and them all as passive audience. And indeed this is the style previous
conferences have all been.<br><br>
I used humour about the awkward and uneven circle - telling them that the
varied height circle was intending to communicate our equality! And I was
able to easily link it all to the conference theme which was 'Challenging
Contexts and Uncertain Landscapes'! Indeed this seemed to help break the
initial ice.<br><br>
I followed your idea Lisa of 'implying the circle' by placing the
principles around the perimeter of the circle (having to invent some
creative ways of doing that using string and pegs in places to avoid
anything attached to the walls) and by circling around the space as I
gave my introduction and explanation of the process. Thank you too Lisa
for your advice in your 'thoughts and Ideas' PDF, in which you suggested
setting up my living room with the themes on the wall and practicing
circling the space and speaking aloud whilst imagining being there. That
helped me to get more clear and concise. It helped me to notice where I
had a tendency to get repetitive or long-winded/unclear and discipline
myself to keep it simple and brief enough for the short time I had. I
also typed out pretty much what I would say with coloured sub-headings to
orientate me if I should get a bit lost in the nerves of it all. I only
looked at it once, but the process of writing that and then just having
it there helped. This was a much more formal, bigger and more time
constrained situation than I've done OS in before and all this helped me
cope with that.<br><br>
Actually the awkwardness and obvious inconvenience of using the
auditorium in that way in some ways helped make the transition to the
informality and 'mucking in' quality OS needs. Following their initial
reluctance to sit in the awkward circle - I was pleased and surprised
that they got stuck in quite easily with the paper and pens for writing
up their topics - some handing paper back for people to write in their
rows before coming forward and others even speaking first with a just
blank paper in their hand and then writing up what they'd said more
concisely afterwards.<br><br>
We started a bit late but easily got through the marketplace in the
45mins and off they went to their 1st sessions (11 topics in each of the
2 sessions). (I managed to wangle an extra 15 minutes on initially
proposed 30 minutes by encouraging the organisers to let me take more of
the time for the OS closure out of the whole conference closure - thanks
for that idea Lisa).<br><br>
For session topic zones I used laminated orange A4 sheets with letters on
bamboo poles cable-tied to the chair legs (like at WOSONOS 2012). I
attached velcro re-usable cable ties to the top of the poles which i
could then thread through slots in the laminated A4 sheets to create
'zone flags' (easier to dismantle and transport) for each of the circles
of chairs. These were set up in other rooms than the auditorium
(according to a layout plan I'd drawn up) and this worked well.<br><br>
We had a challenge with the agenda wall being created in the auditorium
but the topic zone areas being in a separate part of the venue. That made
it impractical for people to refer to the auditorium agenda board when
bumblebeeing between sessions. So we simply got moveable boards and,
after the marketplace, we moved them to the hall outside where the OS
topic sessions were taking place. We used light A2 foam boards, used
'dual tack double-sided tape' to 'post-it' them to the auditorium wall,
then were able to remove and reposition them, after the marketplace, onto
doors in the hall.<br><br>
The closing session was back in the auditorium in the awkward circle at
the front and by then people had got comfortable with participating, so
freely offered snippets of their experience of both the process and the
content. Many were energised, enjoyed it, felt excited and had started
conversations they'd wanted to have but didn't know how. One said that
this now felt like a community in a way that it never had before. A few
expressed discomfort with aspects of the process - feeling conflicted in
having to decide whether to stay or move, being much more aware of the
encounter with the people rather than just the material for discussion,
feeling grumpy and rebellious about notetaking and how they felt it
interrupted the process. But even those who had found it uncomfortable
also expressed that they'd got something from it. And the content that
they fed back about was expressed with interest, excitement and edginess.
A couple expressed surprise that it worked when they had felt sure it
couldn't! <br><br>
Interestingly one of them expressed a sense of slight stiltedness and
flattening of the energy to be back in the formality of the auditorium
for the closure after the freedom of the Open Space sessions and
suggested that if we'd just got people to re-position the chairs in the
larger room where the sessions had taken place it would have retained
more of the energy of OS. I hadn't imagined that this could be possible
due to the numbers, but by that point we were down to about half the
participants so it actually <i>could</i> have worked. (About a third left
at lunchtime and another third before the OS closure - apparently very
usual at this conference and partly a result of an overly long and packed
agenda). Interestingly - another case of that 'once they've had a taste,
they resist any going back into a more constricted space'
phenomena!<br><br>
I personally received a lot of great feedback both directly and in how
people interacted with me - many people seemed to find me easily
approachable and came and talked to me or just dropped in a comment in
passing. A lot were very appreciative, two gave me very specific feedback
on how I had been a great facilitator (unflustered when things went
wrong, informal, warm, clear). A couple expressed dilemmas - what they
wanted to do, but felt too shy (I encouraged them to dare to do it anyway
and they did), another felt a bit bad about not having taken notes (I
encouraged him to consider - was there anything now they were finished
that they'd like to share with the rest of the conference? and just write
that - which he did).<br><br>
All in all there was a real energetic buzz, people were excited and
appreciative, several things had been started that there were plans to
carry forward further and it looks very likely that Open Space will be
part of next years conference.<br><br>
Thank you everyone who helped me with your great ideas and generous
encouragement. I'm thrilled and look forward to more...<br><br>
Sandy Gee<br>
<i><a href="mailto:wildbalance@gmail.com" target="_blank">wildbalance@gmail.com</a></i>
<br></div></div><div class="im">
_______________________________________________<br>
OSList mailing list<br>
To post send emails to <a href="mailto:OSList@lists.openspacetech.org" target="_blank">OSList@lists.openspacetech.org</a><br>
To unsubscribe send an email to <a href="mailto:OSList-leave@lists.openspacetech.org" target="_blank">OSList-leave@lists.openspacetech.org</a><br>
To subscribe or manage your subscription click below:<br>
<a href="http://lists.openspacetech.org/listinfo.cgi/oslist-openspacetech.org" target="_blank">
http://lists.openspacetech.org/listinfo.cgi/oslist-openspacetech.org</a>
</div></blockquote></div>

<br>_______________________________________________<br>
OSList mailing list<br>
To post send emails to <a href="mailto:OSList@lists.openspacetech.org">OSList@lists.openspacetech.org</a><br>
To unsubscribe send an email to <a href="mailto:OSList-leave@lists.openspacetech.org">OSList-leave@lists.openspacetech.org</a><br>
To subscribe or manage your subscription click below:<br>
<a href="http://lists.openspacetech.org/listinfo.cgi/oslist-openspacetech.org" target="_blank">http://lists.openspacetech.org/listinfo.cgi/oslist-openspacetech.org</a><br>
<br></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br>Nici Richter<br>Strategist<br>Sustainable Strategic Insight<br><a href="http://www.sustainablestrategicinsight.co.za/" target="_blank">http://www.sustainablestrategicinsight.co.za/</a><br>
<br>Mobile +27727406181<br><a href="mailto:nici.richter@gmail.com" target="_blank">nici.richter@gmail.com</a><br><br>Skype: nici.richter<br>Facebook: Nici Richter<br><br>90 WestMeath Road<br>Parkview<br>Johannesburg<br>Gauteng<br>
South Africa<br>2193<br><br>
</div>