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About Convergence in a Different Way

<p>Thanks Harrison and Michelle for adding to the clarity of the description

of different convergence processes. I'll respond to Michelle's questions

who came in first and also incorporate comments from Harrison's message.

But first I want to say that I am happy to find out from Harrison that

you are also concerned about vote splitting of the "multi-name/single issue

topics during the priority setting and have found a way to address it so

that real priorities get to the top. I was not aware of that and am now

happy to consider yet another way for convergence to work well.

<p>I would like to point out at the outset that converging topics into

a few priorities is useful when doing an organizational process. It can

get in the way when the purpose of the OS Is for individual exploration

and reflection. In this case, there is no need to combine topics unless

participants see a value to it. Anyone can choose to action plan any of

their topics.

<p>Michelle you describe well the real concern about the possible effect

of vote-splitting: "the top vote-getter was poorly attended and had few

people willing to help move it forward". Your questions:

<p>< "Is it only the initiators that have a role in determining which

topics are combined in advance? Can the initiators back out if they wish?

<p>-No it's not only the initiators. I did in fact also invite whoever

cared to join the initiators. That resolves your other questions, "Can

the initiators back out?" and  "What if the initiator has left?" But

like Harrison, I state that it is the initiator - or replacement - who

decides if the topic gets combined or not. Harrison I really like your

emphasis here on conservatism around combining to avoid "sponsoring groups

getting carried away and putting a whole mess of stuff together". I also

agree with you when you explain to participants that they should "use the

reported discussion in the book as the definition of  the issue.

No matter what the original title was, it is what they talked about that

counts." That is the message I was giving in my own words to the initiators

at the review meeting.

<br>.

<br>-For a single topic that does not warrant being combined: if the initiator

is absent or doesn't come to the wall and no one else comes (thinking that

the initiator did), the facilitator can do one or two things. Just before

participants come to the wall, indicate that if someone wishes to pursue

into action planning those  topics without site Post its, they can

put a Post-it on the topic and go to that meeting site. If the group is

very large, these kinds of instructions may get lost, especially if participants

are new to OS and its self organizing approach. The facilitator could add

the missing post-its. I know that this is getting into the slippery slope

of taking control as opposed to leaving the group self organize but it

is also argued that the convergence part of OS is different and is in fact

a more guided process and that the larger the group, the simpler the steps

should be. My bias would be to let participants choose the site if the

topic matters enough. It contributes passively to the screening and priority

setting. Report forms can be placed in advance at all meeting sites in

case no one bothered to put a post-it but someone wants to hold a discussion

there.

<"Is there an opportunity for others to agree-disagree with the clustering?

<p>-When the whole group has finished reading the reports, participants

are invited to go to the wall and if they feel strongly about a combination,

they can raise it with the concerned initiators (just like in the market

place at the opening). Whenever they are ready (it's the right time) they

go to their planning discussion groups.

<p><Is there value in inviting someone other than the original convenors

to volunteer to take leadership in the initiator role?

<p>-When initiators - and whoever came to the review meeting - discuss

this among themselves, they can decide among whoever wants to do it.

<p><Do you identify in the opening that the persons posting discussions

will have the responsibility to take them forward?

<p>-No because they do not "have to" and it would be information overload,

especially that we are talking here about a different process for the second

day.

<How do you handle the topics that cross many or all topics?

<p>Participants could decide to leave them as single issues if they are

important and/or to add a topic sheet to other topics as "combined issues"

and invite different groups to address it from different angles. An announcement

at morning news could be made by whoever has gone that route.

<p><Yes the principles and the law of the two feet continue to apply

during discussion groups.

<How much time would work best for this process?

<p>FIRST STEP: Initiators reviewing reports for topic combination: at least

30 min.

<p>It implies they first read reports focussing first on anything that

could be a closely related topics. Surely it would take more time if there

are many topics. That's why I would prefer planning for this step to happen

at the end of the first day when reports are all posted on the wall to

make sure there is enough time.

<p>This is in fact what you do Harrison according to your message. The

difference is that the process I am trying has the combined topics and

new titles that reflect the actual discussions, on the wall. You indicated

that you verbally "invite participants to vote for an identified title

to indicate that specific issue". My concern would be that this verbal

information could get confusing or lost if there were several topic combinations.

What you are probably doing as well is posting new topic titles on voting

computers. One also  could print a voting sheet that participants

tick off  (with original titles in bracket so you know where topics

have gone to) or post on news print paper on the wall as Michelle has done.

<p>The drawback of reviewing for combinations the night before as opposed

to the morning is that participants are tired, want to go eat or party

- all good things.  This meeting may bring down some of the energy

as initiators and others feel overburdened at this time and it may be difficult

to realize this step in a meaningful way. The reports may be on the wall

but having a copy for every initiator makes their job easier. For all those

reasons, an earlier meeting time in the morning may have more value.

<p>Harrison, you talk about meeting with the sponsor at the end of the

first day to do this reviewing and where both of you have identified a

potential need to combine, you consult with the original conveners/initiators.

I am not sure you can find the initiator at this point. Is there time to

do so when participants start reading reports in the morning and enter

the new list on computers for voting? Further more is this "screening for

combining" task best handled by  the facilitator's interpretation

who has not been in discussion groups and the sponsor's who cannot have

gone to all the discussions. Can their choices be really  reflective

of participants' experience? I question myself on this statement. Am I

being a perfectionist here? I don't think so because as I reflect on it,

it feels that my preference is founded on the OS principle of leaving as

much as possible the decisions on content and self organization in the

hands of the group ("Doing less").

<p>SECOND STEP: This usually takes between 5 to 15 minutes depending on

the size of the group. It's about the same amount of time as when people

went to the wall on the first day, even shorter.

<p>Just before inviting participants to the wall, I give verbally the framework

as Harrison generally describes it (get the info, plan or open space it).

Having read the reports participants go to the wall to choose one or more

priorities (bumble bees are still in) they feel are important to the organization

and for which they want to invest their energy to take it to a next step.

They go to the first topic of their choice, sign up and discuss.

<br>I skip signing up at the wall for two reasons: time consuming, and

the topic sheets already have names from the first day.

<p>Harrison's Comments and Questions:

<It seems like a lot of steps.

<p>-There are basically four main steps which have some correspondence

with what you do:

<br>-reviewing topics for multi-name/single issue situations,

<br>-get people to indicate priorities (dot vote)

<br>-get them to the discussion group ( make a choice and sign up with

your 2 feet),

<br>-share the results with the larger group (Walk about or other form)

<p>DIFFERENCES

<br>-Dot voting and the two feet vote instead of computer voting. Voting

is important: a participant may think that X an Y issues are real priorities

for him and the organization but feels that he only has energy or expertise

for the Z issue, which was his third choice. The information that could

get missed if one is using only the "voting with two feet" approach is

the participants' second to fifth priorities if they only make it to one

planning discussion group which is often the case.  That is why, I

added the dot vote so that every participant and the organization's leaders

get a quick visual of a broader range of priorities. This may also affect

where participants choose to go for action planning. If it's not on the

top vot-getters, so be it. At least they'll have some passion for what

they are doing and won't get in the way of others addressing top issues.

If the issue chosen goes against where the organization is going, it's

better to know openly about it. It's going to happen any ways, better to

deal with it.

<p>-I use the two feet instead of actual computer voting.  It is faster,

cheaper and technologically simpler so more accessible to more facilitators

and organizations. I agree with Michelle on the benefits of the visual

impact. I have heard some Ahhs! of people at the wall. Numbers can be counted

by the facilitator or the support team as participants are holding their

discussions. The drawback as Michelle pointed out is that it is not anonymous.

If that is a real concern for an organization then I think they should

use the computer system, or the envelope system that Marcelene Anderson

has used with some of the Native groups she works with. Or have another

open space to deal with the trust issue.

-The Walk About to share results can be done in a simpler form, i.e.

you don't need to have someone from the group staying to answer questions.

<p>-Follow-up meetings are part of what you encourage as well for commitment

and accountability. The way that happens varies from one event to the other.

<br> 

<p><It seems like a lot of instructions

<p>The other explanations I presented are largely on the planning report

sheet so I can review it with initiators or other volunteers who agree

to lead the discussion but I go at it in a summary quick fashion with the

larger group.

<p>Noting on news print the action plans for the walk about: during the

discussions, that information usually gets up first on the news print paper

and the short hand notes for typing are scribbled at the same time or after.

In some cases there is no time for a typed action plan report to be copied

and distributed before participants leave. Either champions or volunteers

agree to type them after the meeting and send them to one person who coordinates

the distribution or else handwritten notes or news paper sheets are typed

by other resource people who preferably have participated and can understand

the context of what they are imputing (so they can construct meaningful

statements when words, lines and dots are missing).

<p>< Champions

Michelle I agree the term has been overused. I like your term animator.

In French it is the traditional word for facilitator. This might bring

some confusion although the role is that of a facilitator of a process/plan.

I raised that issue with the group I did this new convergence with and

they agreed and suggested "Carrier of the flame". It is important to check

with the specific organization what word turns them off or ignites their

passion.

<What happens when you use this approach with larger groups?

<p>The approach I described  worked well with a small group (around

15) and so did the voting with your two feet part with a group of 350 (the

dot vote was not done).

<p>I once did with a group of 250, the dot vote and the signing up at the

wall to new title sheets (some topics combined, others not) and a number

of participants were confused with the dot and signing up steps at the

wall and this slowed down the momentum. The dot vote was  for visual

results purpose only (not to bring down the number of action planning topics).

That is why I now ask people to dot vote 5 priorities for their organization

and chose one they have the energy or passion to work on and go to that

discussion group site.

<p>In the walk about people can also sign up to indicate where they have

passion to get involved.

<p>I apologize for the length of this response. I hope we keep on identifying

different ways to converge so we can find the best fit for different OS

events.

<p>Diane</html>